Proforma Fatura Nedir, Kaç Gün Geçerlidir ve Bağlayıcı Mıdır?
Proforma fatura, kelime anlamıyla “ön fatura” demektir ve ticari bir satış işleminden önce, satıcının alıcıya satışın koşullarını, içeriğini ve maliyetini bildirmek amacıyla düzenlediği bir teklif veya ön bilgilendirme belgesidir. Resmi bir mali değeri yoktur ve vergiye tabi değildir. Temel amacı, alıcıya satılacak mal veya hizmetin cinsi, miktarı, fiyatı, ödeme şekli, teslim koşulları gibi tüm detayları net bir şekilde sunarak satış öncesi bir anlaşma zemini oluşturmaktır. Alıcı bu belgeyi inceleyerek siparişi onaylar veya üzerinde değişiklik talep eder.
Proforma Fatura Ne Demek?
Proforma fatura ne demek sorusunun en basit cevabı; “satış teklifi faturasıdır”. Ticaretin başlaması için atılan ilk resmi adımlardan biridir. Alıcıya, “Eğer bu ürünleri bu şartlarda alırsan, sana keseceğim resmi fatura bu şekilde olacak.” mesajını verir. Bu belge sayesinde alıcı, ödeyeceği toplam tutarı, satıcının kim olduğunu ve anlaşmanın diğer tüm detaylarını yazılı olarak görmüş olur.
Proforma Fatura Bağlayıcı mı?
Bu, en kritik sorulardan biridir. Tek başına bir proforma fatura, hukuki olarak alıcıyı veya satıcıyı bağlayıcı bir sözleşme niteliği taşımaz. Bu belge, esasen bir tekliftir. Ancak, alıcı proforma faturayı imzalayıp kaşeleyerek satıcıya geri gönderirse veya bu proformaya atıfta bulunarak bir sipariş onayı geçerse, bu durum taraflar arasında bir anlaşma iradesi olduğunu gösterir ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında bir “teklif ve kabul” süreci işlemiş olur. Bu noktadan sonra proformada belirtilen şartlar, taraflar için bağlayıcı hale gelebilir. Kısacası, proforma tek başına değil, tarafların ona dayalı sonraki eylemleriyle bağlayıcılık kazanır.
Proforma Fatura Yasal mı?
Evet, proforma fatura yasal bir belgedir. Ancak “resmi mali bir belge” değildir. Yani, Vergi Usul Kanunu’na göre düzenlenmesi zorunlu olan ve vergiye tabi olan ticari fatura (e-Fatura, e-Arşiv Fatura vb.) yerine geçmez. Muhasebe kayıtlarında gider veya gelir olarak işlenemez ve KDV beyannamesine konu edilemez. Yasal olması, ticari işlemlerde bir teklif belgesi olarak kullanılmasının önünde hiçbir engel olmaması anlamına gelir.
Proforma Fatura Kaç Gün Geçerlidir?
Proforma faturanın standart bir yasal geçerlilik süresi yoktur. Geçerlilik süresi, tamamen satıcının belge üzerinde belirttiği süreye bağlıdır. Satıcı, teklifin hangi tarihe kadar geçerli olduğunu “İşbu proforma fatura, düzenleme tarihinden itibaren … gün geçerlidir” şeklinde bir ibare ile belirtmelidir. Bu süre genellikle 7, 15 veya 30 gün olarak belirlenir. Bu sürenin belirtilmesinin amacı, fiyat, stok durumu gibi değişken koşullar nedeniyle teklifin sonsuza dek geçerli olmasını önlemektir. Eğer belge üzerinde bir süre belirtilmemişse, makul bir süre boyunca geçerli olduğu kabul edilir.
Proforma Fatura Nerelerde Kullanılır?
- Uluslararası Ticaret (İhracat-İthalat): En yaygın kullanım alanıdır. İthalatçının akreditif açtırabilmesi, gümrük işlemlerine başlaması veya ülkesinden izin alabilmesi için proforma fatura zorunludur.
- Satış Teklifi Olarak: Müşteriye bir ürün veya hizmet için fiyat teklifi sunmanın resmi bir yolu olarak kullanılır.
- Kredi ve Teşvik Başvuruları: Bankalardan kredi çekmek veya devlet teşviklerine başvurmak için yapılacak yatırımın veya alınacak malın maliyetini belgelemek amacıyla kullanılır.
- Sipariş Öncesi Anlaşma: Büyük ölçekli alımlarda, sipariş verilmeden önce tüm detaylarda (fiyat, miktar, teslimat vb.) mutabık kalmak için kullanılır.
Proforma Faturada Bulunması Gereken Bilgiler
- Belgenin üzerinde “Proforma Fatura” veya “Proforma Invoice” ibaresi
- Düzenleme tarihi ve geçerlilik süresi
- Satıcı ve alıcı firmaların unvanları, adresleri, vergi bilgileri
- Satışa konu olan mal veya hizmetin detaylı tanımı
- Miktar, birim fiyat ve toplam tutar
- Para birimi (TL, USD, EUR vb.)
- Ödeme şekli (Peşin, vadeli, akreditif vb.)
- Teslim şekli (EXW, FOB, CIF gibi Incoterms terimleri)
- Navlun, sigorta gibi ek maliyetler (varsa)
- Satıcının banka bilgileri
e-Fatura ve e-Arşiv Entegrasyonu ile Proforma Süreci
Proforma faturalar, yapıları gereği e-Fatura veya e-Arşiv Faturası olarak düzenlenemezler, çünkü bu sistemler Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) bildirilen resmi mali belgeler üretir. Ancak modern iş süreçlerinde proforma süreci, dijital fatura sistemleriyle entegre çalışır.
Süreç genellikle şöyledir:
- Satıcı, kullandığı muhasebe veya ERP yazılımı üzerinden bir proforma fatura taslağı oluşturur ve bunu genellikle PDF formatında alıcıya e-posta ile gönderir.
- Alıcı, proformayı onayladığında, satıcı aynı yazılım içindeki proforma bilgilerini tek bir tuşla resmi faturaya dönüştürebilir.
- Bu aşamada e fatura entegrasyonu veya e arşiv faturası entegrasyonu devreye girer ve sistem, proformadaki bilgileri kullanarak GİB formatına uygun resmi bir e-Fatura veya e-Arşiv Faturası oluşturarak alıcıya gönderir. Bu entegrasyon, manuel veri girişini ortadan kaldırır, hataları azaltır ve süreci hızlandırır.
Proforma Faturayı Düzenlerken Dikkat Edilmesi Gerekenler
- Başlık: Belgenin üzerine büyük harflerle “PROFORMA FATURA” yazılmalıdır.
- Numaralandırma: Karışıklığı önlemek için kendi içinde tutarlı bir proforma numarası (örn: PF-2025-001) kullanılabilir.
- Geçerlilik Süresi: Mutlaka bir geçerlilik tarihi eklenmelidir.
- Detaylar: Tüm bilgiler açık, net ve eksiksiz olmalıdır. Sonradan yaşanacak anlaşmazlıkları önler.
- Resmi Fatura Olmadığı: Gerekirse, “Bu belge mali bir yükümlülük doğurmaz, resmi fatura yerine geçmez.” gibi bir not eklenebilir.
Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
1. Proforma fatura ile mal gönderebilir miyim?
Hayır. Malın sevk edilebilmesi için Vergi Usul Kanunu’na göre sevk irsaliyesi ve ticari fatura düzenlenmesi zorunludur.
2. Proforma faturayı muhasebeleştirebilir miyim?
Hayır. Proforma fatura bir teklif belgesidir, resmi muhasebe kayıtlarına (gelir veya gider olarak) işlenemez.
3. Proforma fatura iptal edilebilir mi?
Proforma fatura bir teklif olduğu için, alıcı tarafından kabul edilmediği sürece zaten bir hükmü yoktur. Eğer alıcı kabul ettikten sonra bir değişiklik olacaksa, yeni bir revize proforma düzenlenmesi en doğru yoldur.