e-Faturaya Kimler Geçmeli? (2025 Güncel Rehber)
e-Faturaya geçiş, artık sadece büyük işletmeler için değil, Türkiye’deki binlerce KOBİ için de hem yasal bir zorunluluk hem de ticari bir gereklilik haline gelmiştir. Gelir İdaresi Başkanlığı dijital dönüşüm hedefleri doğrultusunda her yıl e-faturaya geçme limiti düşürülmekte ve kapsama giren mükellef sayısı artırılmaktadır. Peki, 2025 yılında e-faturaya kimler geçecek, şartlar nelerdir ve bu süreç nasıl işler?
e-Faturaya Kimler Geçmeli?
e-Faturaya geçme zorunluluğu, temel olarak işletmelerin yıllık brüt satış hasılatlarına (cirolarına) göre belirlenir. Ayrıca bazı sektörler için cirodan bağımsız zorunluluklar da bulunmaktadır.
1. Ciroya Bağlı Zorunluluk (2025 için):
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın en son tebliğlerine göre;
- 2024 hesap dönemi brüt satış hasılatı (cirosu) 3 Milyon TL ve üzeri olan tüm vergi mükellefleri, 1 Temmuz 2025 tarihine kadar e-Fatura uygulamasına geçmek zorundadır.
2. Sektörel Zorunluluklar:
Aşağıdaki sektörlerde faaliyet gösteren mükellefler için ciro limiti çok daha düşüktür veya hiç ciro şartı aranmaz:
- E-ticaret faaliyetinde bulunanlar: 2024 yılı cirosu 500 Bin TL ve üzeri olanlar.
- Gayrimenkul ve Motorlu Taşıt alım-satım veya kiralama işi yapanlar: 2024 yılı cirosu 500 Bin TL ve üzeri olanlar.
- Otel işletmeleri: Ciro limiti olmaksızın tüm oteller.
3. Gönüllü Geçiş:
Yukarıdaki şartları taşımayan herhangi bir işletme, cirosu ne olursa olsun, dilediği zaman gönüllü olarak e-Fatura sistemine geçiş yapabilir.
Şahıs Şirketleri e-Fatura Kullanabilir mi?
Evet, kesinlikle. e-Fatura zorunluluğu veya kullanım hakkı, şirketin türüne (şahıs, limited, anonim) değil, vergi mükellefi olmasına ve yukarıda belirtilen ciro hadlerini sağlamasına bağlıdır. Bir şahıs şirketi de 3 Milyon TL’lik ciro limitini aştıysa, aynı şekilde e-Fatura’ya geçmek zorundadır.
Hangi Sisteme Geçiş Yapmalıyım? (e-Fatura ve e-Arşiv Farkı)
Bu noktada iki temel kavramı bilmek önemlidir:
- e-Fatura: Sadece iki e-Fatura mükellefi arasında düzenlenen elektronik faturadır. Kapalı bir sistemde çalışır.
- e-Arşiv Fatura: Bir e-Fatura mükellefinin, e-Fatura kullanıcısı olmayan bir firmaya veya nihai tüketiciye (vatandaşa) kestiği elektronik faturadır.
Dolayısıyla, e-faturaya geçiş yapan her işletme, vergi mükellefi olmayan müşterileri için e-Arşiv Fatura sistemini de kullanmak zorundadır. Bu, e arşivden e faturaya geçiş değil, her iki sistemin birlikte kullanılmasıdır.
e-Faturayı Neden Kullanmalıyım?
Yasal zorunluluğun ötesinde, e-Fatura’nın işletmelere sağladığı birçok avantaj vardır:
- Maliyet Tasarrufu: Kağıt, baskı, kargo ve arşivleme maliyetlerini ortadan kaldırır.
- Hız ve Verimlilik: Faturalar saniyeler içinde alıcıya ulaşır, tahsilat süreçleri hızlanır.
- Kolay Erişim ve Arşivleme: Faturalarınız 10 yıl boyunca dijital ortamda güvenle saklanır ve dilediğiniz an erişebilirsiniz.
- Muhasebe Entegrasyonu: Muhasebe programlarıyla entegre çalışarak hata oranını düşürür ve zamandan tasarruf sağlar.
- Çevre Dostu: Kağıt israfını önleyerek doğayı korur.
e-Faturaya Nasıl Geçiş Yapabilirim?
e-Fatura’ya geçiş süreci birkaç basit adımdan oluşur:
- Mali Mühür veya e-İmza Temini:
- Tüzel kişiler (Limited, A.Ş. vb.) Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden Mali Mühür başvurusunda bulunmalıdır.
- Şahıs şirketleri ise Elektronik İmza (e-İmza) kullanabilirler.
- Geçiş Yöntemini Seçme:
- GİB Portal: GİB’in sunduğu ücretsiz bir portaldır. Ancak manuel işlem gerektirdiği için ayda çok az sayıda fatura kesenler için uygundur.
- Özel Entegratör: En yaygın yöntemdir. GİB tarafından yetkilendirilmiş özel firmaların yazılımları aracılığıyla faturalarınızı kolayca oluşturup gönderebilirsiniz. e Faturaya geçiş ücreti, seçilen entegratör firmaya ve fatura adedine göre değişir.
- Doğrudan Entegrasyon: Kendi sunucularını GİB sistemine entegre eden büyük ölçekli firmalar için geçerlidir.
- GİB’e Başvuru: Mali Mühür/e-İmza temin edildikten ve yöntem seçildikten sonra GİB e-Fatura portalı üzerinden resmi başvuru tamamlanır.
- Aktivasyon: Başvuru sonrası hesap aktive edilir ve elektronik fatura düzenlemeye başlanır.
e-Faturaya Ne Zaman Geçmeliyim?
2024 cirosu 3 Milyon TL’yi aşan mükellefler için son geçiş tarihi 1 Temmuz 2025‘tir. Bu tarihten itibaren kağıt fatura düzenleyemezler. Süreçlerin (özellikle Mali Mühür temini) zaman alabildiği düşünülerek, başvurulara son günü beklemeden, en az 1 ay öncesinden başlamak önemlidir.
e-Fatura Başvurusu Ne Kadar Sürüyor?
Mali Mühür veya e-İmza’nın elinize ulaşması genellikle 1-2 hafta sürer. GİB başvurusu ve özel entegratör ile aktivasyon işlemleri ise genellikle 1-2 iş günü içinde tamamlanır. Toplamda sürecin ortalama 2-3 hafta sürebileceği öngörülmelidir.
Önemli Pratik Bilgiler
e Faturaya Geçmeme Cezası: Belirlenen tarihe kadar e-Fatura’ya geçmeyen ve kağıt fatura düzenlemeye devam eden mükelleflere, Vergi Usul Kanunu kapsamında düzenlenmesi gereken her bir belge için özel usulsüzlük cezası kesilir.e Faturaya İtiraz: “Ticari Fatura” senaryosuyla gönderilen bir e-faturaya, alıcının sistem üzerinden 8 gün içinde “Reddet”me hakkı vardır. Bu, yasal e faturaya itiraz süresi‘dir. “Temel Fatura” senaryosunda ise sistem üzerinden itiraz mümkün değildir; itirazların KEP, noter gibi harici yollarla yapılması gerekir.