Mali Mühür Nedir?

Mali mühür, şirketlerin dijital dünyadaki kaşesi ve resmi kimlik doğrulama aracı olarak tanımlanır. Dijital dönüşümün en temel taşlarından biri olan bu sertifika, e-Fatura ve e-Defter uygulamalarına dahil olan tüzel kişilerin, belgelerin kaynağını ve bütünlüğünü kanıtlaması için zorunludur. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) ile yapılan veri alışverişlerinde güvenliği sağlayan bu donanım, akıllı kart ve kart okuyucudan oluşan bir settir. İşletmelerin kurumsal imzasını temsil ettiği için şahıslara verilen e-imzadan yapısal olarak ayrılır. Şirketlerin vergi dairesiyle olan dijital iletişiminde güvenli bir köprü kuran bu mühür, belgelerin içeriğinin değiştirilmediğini yasal olarak mühürler. Vergi usul kanunu çerçevesinde e-dönüşüm kapsamına giren her işletmenin bu teknolojik altyapıyı kurması ve muhafaza etmesi yasal bir gerekliliktir. 

Mali Mühür için Başvuru Mercii Kimdir?

Mali mühür başvuru süreci için tek yetkili kuruluş, TÜBİTAK bünyesinde hizmet veren Kamu Sertifikasyon Merkezi’dir (Kamu SM). GİB ile koordineli çalışan bu merkez dışında hiçbir özel kurumun mali mühür üretme veya dağıtma yetkisi bulunmamaktadır. Vergi mükellefleri, yasal geçerliliği olan bir sertifika sahibi olabilmek için başvurularını doğrudan Kamu SM web portalı üzerinden gerçekleştirmelidir. Bu merci, üretilen sertifikaların en üst düzey güvenlik standartlarında korunmasından ve teknik destek aşamalarından sorumlu tek yasal otoritedir. Kamu SM, her sertifikayı firmanın vergi numarasına özel olarak kodlar. Başvuru aşamasında farklı yerlerden destek alınsa dahi, nihai onay ve ödeme kanalları mutlaka bu resmi merci üzerinden geçmelidir. 

Mali Mühür Başvurusu Nasıl Yapılır?

Mali mühür edinme süreci, firmanın öncelikle GİB portalı üzerinden e-belge sistemine dahil olma talebiyle başlar. Bu talebin ardından sistem sizi Kamu SM’nin başvuru sayfasına yönlendirir ve burada kurumsal bilgiler ile yetkili kişi verileri sisteme girilir. Mali mühür başvuru formu eksiksiz doldurulduktan sonra, seçilen sertifika süresine göre belirlenen tutar online bankacılık veya anlaşmalı banka şubeleri aracılığıyla ödenir. Ödeme onaylandığında üretim süreci başlar ve sertifika seti kurye aracılığıyla firmanın kanuni adresine ulaştırılır. Başvuru sırasında verilen bilgilerin güncel olması, teslimatın aksamaması adına kritiktir. Özellikle şirket yetkilisinin değiştiği durumlarda, ticaret sicilindeki bilgilerin güncellenmiş olması başvurunun reddedilmemesi için gereklidir. Başvuru tamamlandıktan sonra takip numarası ile süreç izlenebilir. Form doldurulurken sertifika tipi olarak “Tüzel Kişi” veya “Gerçek Kişi” ayrımına dikkat edilmelidir; zira yanlış seçimler kurulum hatalarına yol açabilir.

Mali Mühür Yenileme Başvurusu Nasıl Yapılır?

Mali mühür yenileme işlemi, mevcut sertifikanın 3 yıllık geçerlilik süresi dolmadan önce mutlaka başlatılmalıdır. İş akışlarının kesilmemesi için sürenin dolmasına 60 gün kala bu işlemlerin başlatılması önerilir. Yenileme başvurusu için yine Kamu SM portalına giriş yapılır ve “Sertifika Yenileme” sekmesi üzerinden güncel bilgilerle yeni bir talep oluşturulur. Yenileme ücreti ödendikten sonra yeni donanım üretilir. Eğer eski mühürün süresi dolarsa, yeni mühür gelene kadar e-fatura kesilmesi veya e-defter beratlarının imzalanması hukuken mümkün olmayacağı için bu takip süreci operasyonel süreklilik için hayatidir. Mevcut mühür bozulduğunda veya kaybolduğunda da aynı yenileme prosedürü takip edilir. Süresi dolan bir mühürle geçmişe dönük imzalama yapılamayacağı için vergi cezalarıyla karşılaşmamak adına bu takvimin sıkı tutulması gerekir. Yeni mühür ulaştığında eski mühürün sistemden iptal edilmesi veya güvenli bir şekilde saklanması tavsiye edilir.

Mali Mühür Fiyatları

Mali mühür ücreti, 2026 yılı itibarıyla güncellenen teknolojik altyapı maliyetleri ve Kamu SM’nin yeni fiyat tarifesine göre belirlenmiştir. Güncel maliyet yapılarına göre; tüzel kişiler için 3 yıllık sertifika bedeli yaklaşık 1.850 TL + KDV, gerçek kişiler için ise 1.250 TL + KDV seviyelerindedir. Bu ücret kalemine sadece dijital sertifika değil, fiziksel mali mühür akıllı kart ve USB bağlantılı mali mühür kart okuyucu donanımı da dahildir. Ödeme yapılmadan üretim aşamasına geçilmediği için başvurunun hemen ardından ödemenin yapılması kargo sürecini hızlandırır. Fiyatlar genellikle enflasyon oranlarına göre yıllık bazda revize edildiği için, başvuru anındaki güncel tutarlar Kamu SM ödeme ekranında netleşir. Kayıp durumunda yeniden çıkarılacak kartlar için de benzer ücret tarifeleri uygulanmaktadır.

Mali Mühür ile E Fatura İptali Nasıl Yapılır?

Mali mühür kullanılarak gerçekleştirilen e-fatura iptal işlemleri, hatalı düzenlenen belgelerin yasal olarak geçersiz kılınmasını sağlar. Bu süreçte, öncelikle GİB İptal Portalı veya işletmenin kullandığı özel entegratör paneli üzerinden ilgili fatura seçilir. Bilgisayara takılı olan mali mühür donanımı aracılığıyla “İptal Talebi” elektronik olarak imzalanır. Bu aşamada sistem sizden daha önce belirlediğiniz mali mühür şifre bilgisini girmenizi isteyecektir. Şifre doğrulandıktan sonra iptal talebi başarıyla sisteme düşer. Karşı tarafın da (alıcı) bu iptali kendi sistemi üzerinden onaylamasıyla birlikte fatura yasal olarak iptal edilmiş sayılır. İptal süreci, faturanın düzenlendiği tarihten itibaren yasal 8 günlük süre içinde gerçekleştirilmelidir. Süresi geçen faturalar için portal üzerinden iptal yapılamaz; bu durumda iade faturası kesilmesi gerekir. Mühürle yapılan iptaller, sistem kayıtlarında kalıcı bir iz bırakarak şeffaflığı sağlar.

Mali Mühür ile E İmza Arasındaki Farklar

Mali mühür ve e-imza arasındaki en temel fark, temsil edilen kimliğin türüdür. Mali mühür kurumları temsil ederken, e-imza tamamen gerçek kişileri temsil eder. Mali mühür, e-fatura gibi zorunlu ticari uygulamalarda kullanılır; e-imza ise bir kişinin ıslak imzasıyla aynı hukuki değere sahiptir ve bireysel sözleşmelerde veya kamu kurumlarına yapılan kişisel başvurularda tercih edilir. Ayrıca mali mühür sadece firmanın vergi numarasına endekslenirken, e-imza doğrudan bireyin T.C. kimlik numarasına tanımlanır. Şirket yöneticileri hem kendi adlarına e-imzaya hem de şirket adına mali mühüre sahip olmalıdır.

Sıkça Sorulan Sorular