İşletme Defteri Nasıl Tutulur?
Muhasebe, işletmelerin finansal düzende ilerleyebilmesi ve yasal zorunlulukları yerine getirebilmesi için en önemli unsurlardan biridir. Bu noktada, işletme defteri, küçük ve orta ölçekli işletmelerin gelir-giderlerini takip edebilmeleri ve resmî kayıtlarını düzenleyebilmeleri için tutulan temel bir kayıt sistemidir. İşletme sahipleri, muhasebe kayıtlarını doğru ve eksiksiz bir şekilde tutarak vergi düzene uygun hareket edebilir ve mali süreçlerini daha sağlam bir zemine oturtabilirler.
Bu yazıda, işletme defteri nedir, kimler işletme defteri tutmak zorundadır, kayıtlar nasıl tutulmalıdır ve hangi giderler yazılabilir gibi temel konulara detaylı bir şekilde değineceğiz.
İşletme Defteri Nedir?
İşletme defteri, ticari faaliyette bulunan küçük ve orta ölçekli işletmelerin gelir ve giderlerini kaydettikleri basit usul defter sistemidir. Bu defter, Vergi Usul Kanunu (VUK) çerçevesinde belirlenen kurallara uygun olarak tutulmalıdır.
İşletme defterinin temel amacı, işletmenin finansal durumunu şeffaf bir şekilde ortaya koymak ve vergi yükümlülüklerini yerine getirmesini sağlamaktır. Bu defter, işletmenin yıllık kâr-zarar durumunu görmesine yardımcı olur ve maliyetlerini kontrol edebilmesini sağlar.
Genellikle basit usulde vergilendirilen işletmeler tarafından tutulan bu defter, hem kârlılığı takip etmek hem de mali mevzuata uygun hareket etmek için büyük önem taşır.
İşletme Hesabı Defterinin Özellikleri Nelerdir?
- Gelir ve Gider Kayıtları: Tüm gelir ve gider hareketleri bu deftere kaydedilir. Yani, satış gelirleri, alımlar, kira, elektrik, su gibi giderler detaylı bir şekilde işlenmelidir.
- Basit Usul Muhasebe Sistemi: İşletme defteri, genellikle basit usulde vergilendirilen işletmeler tarafından kullanılır ve bilanço esasına göre kayıt tutulmaz.
- Tek Taraflı Kayıt Sistemi: İşletme defteri, yazılan gelir ve giderleri tek taraflı olarak kaydeden bir sistemdir. Yani, borç ve alacak hesapları ayrı ayrı tutulmaz.
- Vergi Beyannamesine Esas Teşkil Eder: Tutulan kayıtlar, vergi dairesine sunulacak beyannamelerin doğruluğunu desteklemek için kullanılır.
- Defterin Fiziksel ya da Dijital Olabilmesi: Geleneksel olarak fiziksel defter olarak tutulabilir, ancak son yıllarda e-defter sistemine geçiş yapan işletmeler de artmıştır.
- Resmî Bir Belge Niteliği Taşır: Bu defter, işletmenin finansal kayıtlarının yasal bir belgesidir ve denetimlerde veya hukuki ihtilaflarda kullanılabilir.
Kimler İşletme (Muhasebe) Defteri Tutar?
Vergi Usul Kanunu’na göre, basit usulde vergilendirilen ticari kazanca sahip olanlar işletme defteri tutmak zorundadır.
Ayrıca;
- Gerçek usulde vergilendirilmeyen serbest meslek sahipleri,
- Küçük ve orta ölçekli işletme sahipleri,
- Vergi muafiyeti olmayan esnaf ve tacirler,
- Hizmet veya mal satışı yapan bireysel girişimciler de işletme defteri tutmalıdır.
İşletme Defteri Tutmak Zorunda Olmayanlar Kimlerdir?
Aşağıdaki kişiler işletme defteri tutmak zorunda değildir:
- Basit usulden muaf tutulan esnaflar
- Zirai kazanca tabi olanlar
- Gelir Vergisi Kanunu’na göre vergiden muaf esnaf
- Bilanço esasına göre defter tutan işletmeler
İşletme Defteri Neden Önemlidir?
İşletme defteri, hem mali düzeni sağlamak hem de yasal zorunlulukları yerine getirmek için büyük bir öneme sahiptir.
Ayrıca;
- Vergi beyanlarının doğruluğunu ispatlar.
- Gelir ve giderlerin takibini kolaylaştırır.
- Mali planlama ve bütçe yönetimini geliştirir.
- Vergi denetimlerinde şeffaflık sağlar.
Bu nedenle, işletme sahipleri için işletme defteri tutmak sadece bir yükümlülük değil, aynı zamanda mali süreçleri düzenli takip etmek için kritik bir unsurdur.
İşletme Defteri Nasıl Kayıt Edilir?
İşletme defteri kayıtları, Vergi Usul Kanunu‘na uygun olarak düzenlenmelidir. İşletmeler, tüm gelir ve giderleri tarih sırasına göre kaydetmeli, her işlem için bir belge veya fatura düzenlemelidir.
Gelirler ve giderler günlük olarak kaydedilmeli, kayıtların doğruluğu için belge ile desteklenmelidir. Yıl sonunda kâr-zarar durumu hesaplanarak muhasebe beyanlarında kullanılacak özet bilgiler çıkarılmalıdır.
İşletme Defteri e-Defter Olabilir mi?
Evet, işletme defteri e-Defter olarak tutulabilir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak dijital ortamda işletme defterinin tutulması mümkündür.
E-Defter sistemi, işletmelere zamandan tasarruf sağlarken, muhasebe süreçlerini daha düzenli hale getirmektedir. Ancak, bu sisteme geçiş yapmak isteyen işletmeler, GİB tarafından onaylanmış bir yazılım kullanmalı ve elektronik imza/mali mühür sahibi olmalıdır.
İşletme Defterinde Neler Gider Yazılır?
İşletme defterine yazılabilecek giderler şunlardır:
- Personel maaşları ve SGK ödemeleri
- Elektrik, su, doğalgaz ve kira giderleri
- Vergi ve harç ödemeleri
- İşletmeye ait taşıma, nakliye masrafları
- Hammadde ve malzeme alımları
- Pazarlama ve reklam giderleri
- İşletme ile ilgili yasal danışmanlık ve noter giderleri
Bu giderlerin tamamı, fatura veya fiş ile belgelendirilmeli ve deftere kayıt edilmelidir.
2025 Yılı İşletme Defteri Tutma Hadleri
Her yıl olduğu gibi, 2025 yılı işletme defteri tutma hadleri Vergi Usul Kanunu çerçevesinde belirlenmektedir. Güncel hadler, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından açıklanacak olup, işletmelerin hadleri aşması durumunda bilanço esasına geçmeleri gerekebilir.
2025 yılı için güncellenen hadleri öğrenmek için GİB’in resmî internet sitesini takip edebilirsiniz.